Mit encoma.meet bereiten Sie
alle wichtigen Aktivitäten
rund um Abstimmungen und
Meetings auf.

Was leistet encoma.meet

In jedem Unternehmen, in jeder Organisation steht Sitzungs- und Gremienarbeit im wahrsten Sinne auf der Tagesordnung. Jedoch sind Meetings oft schlecht vorbereitet. Was heißt das? Es gibt vielleicht keine Standards oder sie werden nicht eingehalten. Jeder Bereich hat andere Gewohnheiten im Umgang mit Protokollen. Die Dokumentation der Meetings ist lückenhaft oder formal nicht einheitlich etc. Genau für solche Fälle hat sitware encoma.meet entwickelt. encoma.meet spart Ihnen Zeit, lässt Themen über längere Zeiträume, Sitzungen und Gremien hinweg verfolgen und unterstützt Sie auf intelligente Weise von der Planung bis zur Dokumentation.

encoma.meet im Detail:

1. Themenspeicher führen

Nutzen Sie Einplanungswünsche um Themen und Maßnahmen für Ihre Sitzungen und Gremien zu platzieren. Hier kann jeder ein Thema anmelden und die dafür notwendigen Daten bereitstellen. Sie entscheiden, wann welches Thema eingeplant wird.

2. Agenda planen und erstellen

Erstellen Sie mit wenigen Klicks aus Einplanungswünschen eine Agenda. Legen Sie fest, wer die Vortragenden sind, welche Gäste eingeladen werden sollen und wie lange ein Tagesordnungspunkt dauern soll. Reagieren Sie mit wenigen Mausklicks auf Änderungen im Ablauf Ihrer Sitzung und verschieben Sie ein Thema auf eine andere Zeit oder in eine andere Sitzung.

3. Teilnehmer verwalten

Verfolgen Sie, wer ein Protokoll nur informativ erhält, wer an der Sitzung als Gast, Redner ganz oder nur zeitweise teilgenommen hat.

4. Sitzungsunterlagen erstellen

Bereiten Sie alle erforderlichen Unterlagen systematisch und vollständig vor.

5. Sitzung durchführen

Rufen Sie während der Sitzung online weitere Informationen ab, zeigen Sie Dokumente oder zeigen Sie Detailinformationen aus den Maßnahmen in Verbindung mit encoma.suite.

6. Protokolle schreiben

Protokolle werden häufig in Word, Excel oder gar PowerPoint geschrieben. Nachzuvollziehen wann wer was entschieden hat bzw. welche Entscheidungen bisher getroffen wurde, ist schwierig. Mit encoma.meet können Sie Beschlüsse, Veranlassungen und Diskussionen einfach und komfortabel und vor allem auswertbar dokumentieren. Auf Wunsch erstellen Sie ein Dokument, welches Sie an die Teilnehmer der Sitzung versenden können.

7. Sitzungs- und Gremienübergreifendes Verfolgen von Themen

Gerade in größeren Organisationen werden Themen nicht nur an einer Stelle entschieden, sondern durchlaufen ganze Hierarchien von Entscheidungsgremien. Mit encoma.meet können Sie Informationen von einem Gremium zum nächsten weitergeben. Über die Themenverfolgung können Sie jederzeit abrufen, welche Beschlüsse, Veranlassungen oder Diskussionen es bereits gab. So schaffen Sie Transparenz für die nächsten Entscheidungen und sparen noch eine Menge Zeit.

8. Beschlüsse verwalten und auswerten

Mit der Beschlussdatenbank von encoma.meet verfolgen Sie die Beschlüsse weiter und behalten so den Überblick auch nach der Entscheidung.

9. Veranlassungen und Aufgaben verfolgen

Wie ist der Stand einer Aufgaben? Wurden die Punkte abgearbeitet? Welche Aufgaben wurden denn überhaupt beauftragt? Mit der Veranlassungsdatenbank von encoma. meet haben Sie einen Überblick über die bereits erledigten und noch anstehenden Aufgaben.

10. Recherche von Themen

Wie kommen wir jetzt schnell an die Infos? Wo haben wir das nochmal abgelegt? Meist muss es schnell gehen und der Dateiname ist nicht mehr parat ... Keine Panik: Durch eine komfortable Volltextsuche können Sie schnell alle Beschlüsse, Veranlassungen und Themen finden, die in encoma.meet existieren.